TUGAS KE-6 (MANAJEMEN DATA BASE)

1.1Data

Nilai/value yang turut merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event).

Data adalah representasi  fakta  dunia  nyata  yang  mewakili  suatu  objek  seperti manusia   (pegawai,   siswa,   pembeli,   pelanggan),   barang,   hewan peristiwa,  konsep,  keadaan,  dan  sebagainya  yang  direkam  dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.

Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan

   kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat

   tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata

   yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut

   dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai

   barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata

   (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda

   dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

   Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari

   bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat

   memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu

   model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan

   informasi.

2.     Database

Database adalah Kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu.

Menurut Abdul Kadir dan Terra Ch. Trwahyuni (2003:484) Basis Data adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh infomasi.

Diungkapkan oleh Fathansyah (2002:2) Basis Data merupakan :
“Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikan rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Basis Data adalah kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media elektronis”. Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa database atau basis data merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan yang berfungsi sebagai penyedia informasi bagi pengguna / user.

3.     Record

Record adalah Kumpulan dari field membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file. Misalnya file personalia, tiap-tiap record dapat mewakili data tiap-tiap karyawan.

4.     Field

Field adalah merepresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya. Kumpulan dari field membentuk suatu record.

�� field name: harus diberi nama untuk membedakan field yang satu dengan lainnya

�� field representation: tipe field (karakter, teks, tanggal, angka, dsb), lebar field (ruang maksimum yang dapat diisi dengan karakter-karakter data).

�� field value: isi dari field untuk masing-masing record.

5.   Entitas

Entitas adalah suatu objek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Sebagai contoh pelanggan, pegawai dll. Seandainya A adalah seorang pegawai maka A adalah isi dari pegawai, sedangkan jika B adalah seorang pelanggan maka B adalah isi dari pelanggan. Karena itu harus dibedakan entitas sebagai bentuk umum dari deskripsi tertentu dan isi entitas seperti A dan B dalam contoh di atas.

§  Fisik Entitas

Entitas yang bersifat fisik. Contoh : pegawai, guru, dan karyawan.

§  Konsep Entitas

Entitas yang tidak bersifat konsep. Contoh: gaji,sekolah

§  Entitas Kuat

Entitas yang mempunyai atribut kunci. Entitas ini bersifat mandiri, keberadaanya tidak bergantung pada entitas lainnya. Percepatan entitas kuat selalu memiliki karakteristik yang unik disebut identifier(sebuah atribut tunggal atau gabungan atribut-atribut yang secara unik dapat digunakan untuk membedakannya dari entitas kuat yang lain).

Kebanyakan entitas dalam suatu organisasi dapat digolongkan sebagai entitas kuat (strong entity) yaitu entitas yang mandiri, yang keberadaannya tidak bergantung pada keberadaan entitas yang lainnya. Instansiasi entitas kuat selalu memiliki karakteristik yang unik (dinamakan identifier atau sering disebut sebagai atribut pengidentifikasi) yaitu, sebuah atribut tunggal atau gabungan atribut-atribut yang secara unik dapat digunakan untuk membedakannya dari entitas kuat yang lain.

§  Entitas Lemah

Entitas yang tidak mempunyai atribut kunci. Entitas lemah diidentifikasikan dengan menghubungkan entitas tertentu dari tipe entitas yang lain ditambah atribut dari entitas lemah. Tipe entitas lain yang dipakai untuk mengidentifikasikan suatu entitas lemah disebut identifying owner dan relasi yang menghubungkan entitas lemah dengan owner disebut identifying relationship Contoh entitas pegawai

2.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. Dan dengan ERD kita mencoba menjawab pertanyaan seperti; data apa yang kita perlukan? bagaimana data yang satu berhubungan dengan yang lain?

ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan yaitu :

1. Entiti : adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Sebagai contoh pelanggan, pekerja dan lain-lain. Seandainya A adalah seorang pekerja maka A adalah isi dari pekerja, sedangkan jika B adalah seorang pelanggan maka B adalah isi dari pelanggan. Karena itu harus dibedakan antara entitii sebagai bentuk umum dari deskripsi tertentu dan isi entiti seperti A dan B dalam contoh di atas. Entiti digambarkan dalam bentuk persegi empat.

2. Atribut : Entiti mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi mendeskripsikan karakter entiti. Misalnya atribut nama pekerja dari entiti pekerja. Setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut. Entiti digambarkan dalam bentuk ellips.

3. Hubungan : Relationship; sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi dari hubungan itu sendiri. Misalnya dalam kasus hubungan antara entiti siswa dan entiti mata_kuliah adalah mengikuti, sedangkan isi hubungannya dapat berupa nilai_ujian. Relationship digambarkan dalam bentuk intan / diamonds.

Jenis-jenis hubungan :

�� satu ke satu, misalnya dalam suatu perusahaan mempunyai aturan satu supir hanya boleh menangani satu kendaraan karena alasan tertentu.

�� satu ke banyak / banyak ke satu, misalnya suatu sekolah selalu mempunyai asumsi bahwa satu kelas terdiri dari banyak siswa tetapi tidak sebaliknya, yaitu satu siswa tidak dapat belajar pada kelas yang berbeda.

3.1 Diagram REA

Diagram REA adalah secara khusus berguna untuk mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang menggunakan database, karena kardinalitas dalam diagram REA menyediakan informasi mengenai praktik bisnis organisasi dan pola pertukaran ekonominya.

Sejauh ini telah di tunjukkan bagaimana cara menggunakan model data REA untuk mengarahkan desain SIA. Dalam proses tersebut, di kembangkan diagram REA. Bagian ini, membahas bagaimana diagram REA dapat juga di gunakan untuk mendokumentasikan praktik bisnis dan mengarahkan pencarian informasi dari database.

MENGGUNAKAN DIAGRAM REA

1. Dokumentasi praktik bisnis

Untuk menginterprestasikan secara tepat makna dari kardinalitas pada diagram REA, perlu di pahami dengan baik mengenai hal yang di wakili dari kemunculan setiap entitas. Hal ini biasanya mudah untuk entitas pelaku dan kegiatan,. Setiap kemunculan entitas pelaku mewakili orang atau organisasi tertentu. Sama halnya dengan kemunculan entiras kegiatan yang mewakili transaksi atau aktivitas bisnis tertentu.

Akan tetapi, pemahaman mengenai hal yang di wakili oleh kemunculan sumber daya, kadang-kadang lebih sulit,. Misalnya mengenai persediaan. Kemunculan dari entitas ini dapat mewakili satu objek fisik tertentu atau kelompok objek, bergantung pada sifat persediaan tersebut. Dalam kasus seperti ini, perlu di uji atribut yang bersosialisasi dngan entitas tersebut guna menentukan apa yang di wakilinya.

2. Pengambilan informasi dari SIA

Diagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagai petunjuk yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA yang di kembangkan untuk siklus pendapatan dengan meNggunakan model data REA, jika di lihat sekilas, akan tampak bahwa sejumlah elemen yang ada pada SIA tradisional, seprti jurnal, buku besar, dan informasi mengenai piutang di hilangkan. Dalam kenyataannya informasi tersebut ada tetapi di simpan dalam format yang berbeda.

Menghasilkan jurnal dan buku besar, permintaan data(queries) dapat di gunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar dari database relasional yang di buat dengan menggunakan model REA, informasi biasanya di temukan dalam jurnal yang di simpan dalam tabel-tabel yang di gunakan untuk mencatat data mengenai kegiatan.

Akan tetapi secara tradisional, jurnal penjualan di gunakan untuk mencatat semua penjualan secara kredit. Oleh sebab itu, permintaan untuk menghasilkan jurnal penjualan secara kredit akan harus menckup tabel penerimaan penjualan dan tunai(kas). Logika dari permintaan akan mencakup pembatasan hasil sehingga hanya menampilkan penjualan yang tidak berhubungan dengan kegiatan pembayaran pelanggan yang terjadi pada hari yang sama dengan penjualan. Proses yang sama dapat diikuti untuk menghasilkan jurnal kegiatan seperti pembelian atau pembayaran. 

implementasi diagram rea :

MODEL DATA REA secara khusus dipergunakan dalam desain dtabase SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi.

MENGIMPLEMETASIKAN DIAGRAM REA DALAM D-BASE RELASIONAL

× Model data REA mengklasifikasikan ke dalam tiga kategori, yaitu : (berikan contoh)
1. sumber daya yang didapat dan dipergunakan organisasi (Resource)
conth : kas dan persediaan, perlengkapan, gudang pabrik dsb
2. Kegiatan atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi (Event)
Contoh : sales events, taking customer orders
3. Pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut (agent)
Conth : pegawai (staf penjualan dan kasir), pelanggan

× Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu teriri dari empat langkah :

1. Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan kualitas dasar memberi-untuk-menerima, dalam siklus tersebut.

Penjelasan :
• Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut.

• Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik

2. Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalm kegiatan tersebut.

Penjelasan :
• Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi.
• Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan.
• Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan.
• Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut.
• Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan, di sebagian besar kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan.

3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi utnuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan petukaran ekonomi.

Penjelasan :
• Langkah ketiga dalam menggambar diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan pertukaran.
• Contoh: Kegiatan penjualan dapat dipergunakan untuk mewakili baik penjualan dengan pengiriman maupun yang terjadi di toko. economic exchange event.

4. Tetapkan kardinalitas setiap hubungan

Penjelasan :
• Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya.
• Kardinalitas sering diungkapkan sebagai pasangan nomor di setiap entitas.
• Nomor pertama adalah kardinalitas minimum, dan nomor kedua adalah kardinalitas maksimum.
• Kardinalitas maksimem dari sebuah hubungan menunjukkan apakah setiap baris dalam entitas dapat dihubungkan lebih dari satu baris dalam entitas lainnya on the other side of the relationship.
• Kardinalitas maksimem dapat baik 1 atau N.
• Kardinalitas minimem 1 artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu dapat dihubungkan ke hanya satu baris dalam tabel lainnya.
• Kardinal maksimem N artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu bisa dihubungkan lebih dari satu baris dalam tabel lainnya.

Sumber : www.google.co.id

TUGAS KE-5 ( APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN)

Pengertian Siklus Pendapatan :

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1. Entri Pesanan Penjualan :

• Mengambil pesanan dari pelanggan.
• Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan.
• Memeriksa ketersediaan persediaan.

2. Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap :
• Mengambil dan mengepak pesanan.
• Mengirim pesanan tersebut.

3. Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan :
• Penagihan ke para pelanggan.
• Memelihara data piutang usaha.

4. Penagihan Kas

• Menangani kiriman uang pelanggan.
• Menyimpannya ke bank.

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)
• Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :
1. Mengambil pesanan dari pelanggan
2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
3. Memeriksa ketersediaan persediaan

• Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:
- Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan
- Uji kewajaran
- Persetujuan kredit
- Otorisasi umum, Batas kredit
- Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas

• Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut.
• Internally generated documents produced by sales order entry:
- Pesanan penjualan
- Slip pengepakan
- Kartu pengambilan barang

Pengiriman (Aktivitas 2)
• Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:
- Menentukan metode pengiriman.
- in-house
- outsource

• Dokumen, catatan, dan prosedur:
o Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory.
o Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.
o Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)
• Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:
1. Invoicing customers
2. Maintaining customer accounts

• Jenis sistem penagihan:

o Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim.
o Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.
• Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.
• Metode-metode pengurusan piutang dagang:
o Metode faktur terbuka
o Metode pembayaran gabungan
• Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.

Penagihan Kas (Aktivitas 4)
• Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:
1. Kasir
2. Fungsi piutang dagang

• Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:
1. Pentingnya pengurangn pencurian kas.
2. Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.
3. Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur aplikasi harus dikredit.

• Dokumen, catatan, dan prosedur:
1. Cek diterima dan dikirim (disimpan).
2. Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.
3. The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry.

PROSEDUR PEMROSESAN INFORMASI

Apakah contoh prosedur pemrosesan informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ?
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

PENGENDALIAN : TUJUAN, ANCAMAN DAN PROSEDUR

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai :
• Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.
• Semua transaksi dicatat dengan akurat.
• Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.
• Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
• Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.
• Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

KEBUTUHAN INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DAN MODEL DATA

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Model Data Siklus Pendapatan

• The REA data model provides one method for designing a data base that efficiently integrates both financial and operating data.
• A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following information:
– Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan
– SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data Operasional
Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :
• Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan
• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak
• Menentukan ketersediaan persediaan
• Memilih metode untuk mengirim barang
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu
Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :
• Menentukan harga produk dan jasa
• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi
• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan
• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja
SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
• Keefektifan iklan dan promosi
• Kinerja staf penjualan
• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

Pengertian Aplikasi Siklus Pengeluaran :

•          Sikklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

•          Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Sikklus Pengeluaran : Keputusan-keputusan penting :

•          Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?

•          Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?

•          Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?

•          Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ?

•          Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkgatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ?

•          Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?

•          Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran :

•          Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?

1.       Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

2.       Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

3.       Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) :

•          Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

–        Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

•          Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

•          Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

–        MRP (material requirement planning)

•          Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

–        JIT (just in time)

•          Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

•          Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ?

–        Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

–        Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

•          Dokumen-dokumen dan  prosedur-prosedur:

•          Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

–        Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

–        Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

–        Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

–        Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

•          Apakah keputusan penting itu ?

–        Menetukan pemasok (vendor)

•          Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?

–        Harga, kualitas bahan baku

–        Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

•          Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

•          Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.

•          Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.

•          Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.

Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) :

•          Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

•          Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

•          Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

1        Memutuskan apakah menerima pengiriman

2        Memeriksa jumlah dan kualitas barang

•          Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

•          Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

1.       Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

Membayar barang dan jasa (layanan) : Menyetujui Faktur Pemasok  :

•          Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.

–        Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

–        Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

•          Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

•          Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

–        Sistem tanpa voucher

-          Sistem Voucher

Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha :

Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan:

•          Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet

•          Penghapusan faktur vendor (pemasok).  Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui :

•          Kasir menyetujui faktur

•          Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.

•          Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

Kebutuhan Informasi :

•          Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

•          Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :

–        Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.

–        Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.

–        Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.

–        Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.

–        Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

•          Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:

–        Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian

–        Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.

–        Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.

–        Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

Pengendalian : Tujuan, Ancaman, dan Prosedur :

•          Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:

•          Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat.

•          Transaksi-transaksi dicatat dengan valid.

•          Valid, otorisasi transaksi dicatat.

•          Transaksi dicatat secara akurat.

•          Aset (Kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian.

•          Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan dengan efektif.

•          Apakah ancaman-ancaman itu ?

•          Mencegah kehabisan &/atau keleihan persediaan

•          Meminta barang yg tidak dibutuhkan

•          Membeli dengan harga yg dinaikkan

•          Membeli barang berkualitas rendah

•          Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

•          Komisi (kickbacks)

•          Menerima barang yang tidak dipesan

•          Membuat kesalahan dalam penghitungan

•          Mencuri persediaan

•          Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia

•          Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha

•          Kehilangan data

•          Apakah prosedu-prosedur pengendalian itu ?

•          Sistem pengendalian persediaan

•          Analisis kinerja pemasok

•          Persetujuan permintaan pembelian

•          Batasi akses ke permintaan pembelian kosong

•          Konsultasi daftar harga 

•          Pengendalian anggaran

•          Gunakan daftar pemasok yang disetujui

•          Persetujuan pesanan pembelian

•          Pemesanan pembelian sebelum penomoran

•          Larangan hadiah dari para pemasok

•          Insentif ke semua rekening pengiriman

•          Pengendalian akses phhisik

•          Cek ulang akurasi faktur

•          Pembatalan pengepakan voucher

Model Data Siklus Pengeluaran :

•          Penggabungan model data REA kedua-duanya (both) data transaksi akuntansi tradisional dengan data operasional lain.

•          Apakah contoh-contohnya?

–        Tanggal dan jumlah tiap pembelian

–        Information tentang dimana barang-barang disimpan

–        Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal pengiriman

Model Data Siklus Pengeluaran :

•          Model diagram REA hubungan antara kegiatan barang yang diminta dan pemesanan barang dimodelkan sebagai hubungan banyak ke satu.

•          Mengapa ?

–        Kadang-kadang perusahaan menerbitkan pemesanan pembelian untuk permintaan pembelian individu.

–        Pada waktu yang lain mengambil keuntungan dari pemotongan volume dengan menerbitkan satu pemesanan pembelian untuk satu set permintaan.

Model Data Siklus Pengeluaran :

•          Mengapa ada hubungan banyak ke banyak antara kegiatan pemesanan barang dan penerimaan barang ?

–        Kadang-kadang para pemasok membuat beberapa pengieiman terpisah untuk mememnuhi satu pesanan pembelian.

–        Lain waktu, Para pemasok mengisi beberapa pesanan pembelian dengan satu pengiriman.

–        Kadang-kadang, para pemasok melakukan pengiriman untuk mengisi penuh pesanan pembelian tunggal.

RUANG LINGKUP BATASAN Data Flow Diagram (DFD) :

Data Flow Diagram (DFD) :

Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya).

Simbol-sombol yang digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu :

1. External entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem).

Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di lingkungan luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

2. Data flow (arus data).

Arus data di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan kesatuan luar.

3. Process (proses).

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

4. Data store (simpanan data).

Merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di komputer, suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.

Data Flow Diagram (DFD) :

Raymond Mcleod, Jr. (2001:403) mengemukakan bahwa:

“Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) atau DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan”.

Andri Kristanto (2003:55) mengemukakan bahwa :

“DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut”.

Berdasarkan pengertian yang telah dikemukakan diatas, dapat penulis simpulkan bahwa yang dimaksud dengan Data Flow Diagram/DFD adalah model logika data atau proses dari suatu sistem yang menggambarkan aliran data darimana asal dan kemana tujuan data yang saling berhubungan dengan menggunakan bentuk-bentuk simbol tertentu.

Sumber : www.google.com